Pour envoyer une infolettre au Québec, il vous faut deux consentements distincts, souvent recueillis d’un même geste : celui de la loi anti-pourriel fédérale, qui autorise l’envoi du message commercial, et celui de la loi 25, qui autorise la collecte et la conservation de l’adresse courriel pour cette fin précise. En pratique, un formulaire conforme se reconnaît à trois signes : une case vide que la personne doit cocher elle-même, une phrase qui dit à quoi sert l’adresse, et une confirmation par courriel.
Le reste de cet article détaille chacun de ces points, puis répond à la question qui bloque la plupart des PME : que faire de la liste que vous avez déjà accumulée. Pour le tableau d’ensemble, voyez ce que la loi 25 change pour votre marketing. Ceci n’est pas un avis juridique.
Deux lois, deux questions différentes
La confusion vient de là, alors autant la lever tout de suite. La loi canadienne anti-pourriel, la LCAP, encadre l’envoi : a-t-on le droit d’écrire à cette personne un message à caractère commercial ? Elle impose le consentement avant l’envoi, votre identification complète dans chaque courriel, et un lien de désabonnement traité rapidement.
La loi 25 encadre la donnée : a-t-on le droit de détenir cette adresse, pour combien de temps, et dans quel but ? Elle exige que la finalité soit annoncée au moment de la collecte, que le consentement soit demandé séparément pour chaque usage, et que la donnée soit détruite quand la finalité est remplie. Une entreprise peut donc être parfaitement conforme à la LCAP sur ses envois et en défaut sur la loi 25 quant à sa base de données. Un formulaire bien construit règle les deux d’un coup.
Votre formulaire d’inscription, ligne par ligne
Quatre éléments, et rien d’autre. La case de consentement doit être vide au chargement de la page : une case pré-cochée n’est pas un geste actif, donc pas un consentement manifeste. La mention de finalité doit être visible sans cliquer, et dire ce que vous enverrez vraiment — « pour recevoir nos conseils marketing et nos offres, environ une fois par mois » vaut mieux que « pour recevoir nos communications ». Le nom de l’entreprise doit apparaître, pas seulement un logo. Et les champs demandés doivent se limiter à ce dont vous avez besoin pour l’envoi : le courriel, éventuellement le prénom. Demander le numéro de téléphone pour une infolettre, c’est collecter une donnée sans finalité annoncée.
Le piège le plus courant se trouve ailleurs : le formulaire de soumission. Beaucoup de PME inscrivent automatiquement à l’infolettre toute personne qui demande un devis. C’est exactement ce que la loi 25 interdit — deux finalités différentes exigent deux consentements distincts. La solution tient en une ligne : sous le formulaire de contact, une case vide et séparée, « Je veux aussi recevoir l’infolettre ». Vous perdrez des inscriptions. Vous gagnerez une liste dont les taux d’ouverture reflètent un vrai intérêt.
Demander une soumission n’est pas s’abonner à une infolettre. Deux intentions différentes, deux cases différentes.
Le double consentement n’est pas obligatoire, mais faites-le
Ni la loi 25 ni la LCAP n’imposent formellement le courriel de confirmation. Ce qu’elles imposent, c’est de pouvoir prouver le consentement — et c’est là que le double consentement devient précieux. Il produit une trace horodatée : telle adresse, tel jour, telle heure, a cliqué pour confirmer. En cas de plainte, c’est la seule pièce qui vous sauve. Sans elle, vous affirmez un consentement que vous ne pouvez pas démontrer, et la charge de la preuve vous revient.
Il élimine au passage les fautes de frappe, les adresses jetables et les inscriptions malveillantes. Votre liste rétrécit de dix à vingt pour cent, vos taux d’ouverture montent d’autant, et votre réputation d’expéditeur s’améliore. C’est un cas rare où l’exigence légale et l’intérêt commercial pointent dans la même direction — on développe ce point dans notre article sur l’infolettre comme canal le plus rentable.
Que faire de la liste que vous avez déjà
C’est la vraie question, et la réponse dépend de l’origine de chaque contact. Triez votre base en trois paquets. Les personnes qui se sont inscrites elles-mêmes par un formulaire annonçant l’infolettre : conservez-les, la finalité était claire. Les clients actifs à qui vous avez vendu quelque chose : vous disposez généralement d’une marge, mais elle n’est pas éternelle et elle ne couvre pas tous les usages. Les contacts ramassés autrement — cartes d’affaires d’un salon, liste d’un partenaire, base achetée, adresses trouvées sur des sites d’entreprises — n’ont jamais consenti à quoi que ce soit.
Pour ce troisième paquet, la seule sortie propre est une campagne de reconsentement : un envoi unique qui explique d’où vous tenez l’adresse, ce que vous envoyez, et qui demande de confirmer par un clic. Tous ceux qui ne confirment pas sortent de la liste. Attendez-vous à perdre la majorité du paquet. C’est le prix d’une liste défendable, et vous supprimez surtout des adresses qui n’ouvraient rien.
Désabonnement, durée de conservation, suppression
Trois obligations qui se confondent souvent. Le désabonnement doit être présent dans chaque envoi, fonctionner en un clic, et être traité rapidement — sans exiger de créer un compte ni de justifier sa décision. La conservation, elle, relève de la loi 25 : l’adresse se garde tant que la finalité existe. Un abonné qui n’a rien ouvert depuis deux ans n’a plus de finalité active ; le retirer est à la fois conforme et bon pour vos statistiques.
Attention à la nuance qui piège tout le monde : désabonnement et suppression ne sont pas la même chose. Une personne qui se désabonne doit rester dans une liste d’exclusion, sinon elle sera réinscrite à la prochaine importation. Une personne qui demande la suppression de ses renseignements, elle, exerce un droit différent — vous devez y répondre dans les trente jours, et lui confirmer ce qui a été fait.
Ce que ça donne en pratique
Une PME conforme sur ce point a un formulaire à case vide avec mention de finalité, un courriel de confirmation automatique, une case distincte sur le formulaire de soumission, un champ de source rempli pour chaque contact, une liste d’exclusion maintenue, et un nettoyage annuel des inactifs. Ça se met en place en une demi-journée dans n’importe quelle plateforme d’envoi sérieuse. La partie longue, c’est le reconsentement de l’ancienne base — comptez une campagne et trois relances.
Si vous ne savez pas dans quel état est votre liste, ni par quel bout la reprendre sans perdre vos meilleurs contacts, c’est exactement le genre de chose qu’on démêle en quinze minutes. Réservez l’appel diagnostic.